Dorong Penguatan Pengelolaan Kearsipan, Balai Bahasa Provinsi NTB Melakukan Studi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Mataram
Mataram, 30 Juni 2025--Untuk meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan, Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat berkomitmen untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan lembaga. Hal tersebut diimplementasikan dalam kegiatan studi pengelolaan kearsipan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Mataram. Kegiatan berlangsung selama dua hari, yaitu 30 Juni--1 Juli 2025.
Pada kegiatan ini, Kepala Subbagian Umum, Diah Rachma Yudita bersama Tim Kearsipan Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat mendapatkan pembinaan pengelolaan kearsipan dari Kepala Bidang Pembinaan, Layanan, dan Jasa Kearsipan, Siti Nurhayati. Pada hari pertama, Nurhayati memberikan materi Pengenalan dan Pengelolaan Arsip Dinamis. Ia menuturkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Mataram memiliki layanan program magang, yaitu pembelajaran kearsipan untuk lembaga atau instansi. Dinas juga siap ketika diminta menjadi narasumber pengelolaan kearsipan. Ada dua bidang, yaitu bidang pembinaan dan layanan kearsipan dan bidang statis, dinamis, dan vital. Untuk arsip dinamis terdiri atas arsip aktif dan inaktif. "Pembinaan ini berjalan sesuai dengan kebutuhan pembelajaran. Nanti akan kita kembangkan kembali sesuai dengan kebutuhan dari Tim Kearsipan Balai Bahasa Provinsi NTB," terang Nurhayati saat membuka kegiatan di Ruang Rapat Bagian Kearsipan Kota Mataram.
Pertemuan ini menjadi perhatian Kepala Subbagian Umum, Diah Rachma Yudita. Menurutnya, Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat membutuhkan kompetensi dan tekad dalam mengelola arsip lembaga. Untuk itu, perlu adanya studi kearsipan yang akan membantu meningkatkan pemahaman Tim Kearsipan Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat. "Kami mohon bimbingan dalam penataan arsip. Kami belum pernah melakukan penyusutan arsip, sedangkan berkas sudah menumpuk banyak. Dengan adanya kegiatan ini, kami berharap ada pembelajaran langkah-langkah dan tahapan dalam penghapusan atau penyusutan berkas arsip," ujarnya.
Menanggapi hal tersebut, Nurhayati mengungkapkan bahwa pemusnahan arsip harus terdapat penyusunan usulan daftar arsip musnah terlebih dahulu, baru kemudian ada kegiatan pemusnahan arsip. Tidak hanya itu, pada hari pertama kegiatan, Tim Kearsipan diberikan pembinaan materi. Materi yang dibahas, yaitu penyebab tidak tertib arsip diantaranya kebijakan, organisasi, SDM, sistem pengelolaan arsip, prasarana dan sarana, pendanaan kearsipan. Selain itu, Nurhayati menjelaskan dasar hukum kearsipan yang harus dijadikan pedoman dalam pengelolaan arsip, jenis arsip dinamis yang meliputi arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital.
Berikutnya, pemberian materi berlanjut pada pembahasan organisasi kearsipan dan ruang lingkup pengelolaan arsip.Dalam bagian ini, dokumen arsip sangat penting karena sebagai bukti pengelolaan arsip yang akuntabel dan kompeten dalam sebuah lembaga. Materi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, kegiatan pemeliharaan arsip dinamis, penyusutan arsip, dan kriteria arsip yang dapat dimusnahkan juga menjadi bahan pembelajaran penting yang dikemukakan sebagai bekal pemahaman untuk memulai tahapan pengolahan sampai pada tahapan pemusnahan arsip.
Kegiatan dilanjutkan dengan diskusi mengenai kondisi arsip Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat. Titik Susiawati selaku Ketua Tim Kearsipan mengungkapkan bahwa kondisi arsip saat ini masih lemah karena belum maksimal pengelolaan arsip, baik arsip aktif maupun arsip inaktif. Untuk itu, pembelajaran pada hari kedua difokuskan pada praktik pengelolaan klasifikasi arsip pada bidang kepegawaian, keuangan, kehumasan, perencanaan, dan pengadaan. Dengan adanya praktik secara langsung, diharapkan Tim Kearsipan Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat tidak hanya memahami pengelolaan arsip dinamis secara teori, tetapi juga langsung melakukan praktik pengelolaan arsip dinamis yang sesuai aturan kearsipan.