Pendampingan Pengelolaan Arsip Badan Bahasa: Upaya Peningkatan Kualitas Arsip Balai Bahasa Provinsi NTB
Mataram, 5 November 2025—Tim Kearsipan Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa berkesempatan memberikan pendampingan pengelolaan arsip di Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat. Tujuan pendampingan ini bukan hanya sebagai bentuk pendampingan dan visitasi kepada Unit Pelaksana Teknis (UPT) Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, tetapi untuk mendorong upaya pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan standar, peraturan, serta prosedur tahapan yang berlaku. Tim Kearsipan Badan Bahasa diwakili oleh Ricardo Osmar Sonata dan Syihabudin selaku Arsiparis Ahli Muda pada Sekretariat Badan Bahasa.
Hal tersebut mendapat sambutan positif dari Kepala Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat, Dwi Pratiwi. Dalam arahannya, Dwi menekankan pentingnya asistensi berkala bagi Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat, terutama dalam tahapan pemusnahan arsip yang belum pernah dilakukan."Saya berharap dengan adanya pendampingan ini dapat menambah semangat dan gerak Tim Arsip Balai Bahasa Provinsi NTB. Sebagai usulan, perlu adanya pendampingan pengelolaan arsip dari tahapan awal sampai akhir," ujar Dwi Pratiwi saat menyampaikan arahan di Ruang Anjani Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat.
Penguatan juga diberikan oleh Kepala Subbagian Umum, Diah Rachma Yudita. Ia menjelaskan bahwa minimal seperempat berkas arsip Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat bisa dimusnahkan. Ia mengakui adanya kendala pada tahap pemusnahan arsip. "Kami minta arahan terkait tahapan pemusnahan yang tepat sesuai prosedur. Harapan kami sebelum pendampingan selesai ada titik temu atas kendala dan kami ada progres pemusnahan arsip," pungkasnya.
Hal ini mendapat tanggapan dari Syihabudin, Arsiparis Ahli Muda, Badan Bahasa. Ia menuturkan bahwa terkait prosedur pemusnahan, yang penting daftar sudah tersedia. Jika ada berkas yang belum terdaftar, perlu dikembalikan ke kode klasifikasi dan tahun. Jadi, pemilahan berkas berdasarkan tahun dan kode klasifikasi. Pengklasifikasian disesuaikan dengan tindak lanjut kode klasifikasi pembuat arsip sesuai dengan tahun penciptaan untuk surat masuk dan surat keluar. Terkait data yang sudah siap, berarti perlu pembentukan tim penilai arsip. Terkait ini bisa dibantu oleh Tim Badan Bahasa dan Biro Umum Kemendikdasmen. SK Tim Penilai, yaitu Unit Kearsipan III ditandatangani oleh pimpinan balai. Pelaksanaan penilaian bisa dilakukan luring atau daring melalui Zoom. Tim Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat menyiapkan notula dan Berita Acara sebagai dokumen arsip penilaian berkas yang akan dimusnahkan.
Hal senada juga ditambahkan oleh Ricardo Osmar Sonata. Hal yang perlu dipersiapkan, yaitu daftar berkas arsip, SK Tim Penilai, surat pertimbangan, surat pengantar hasil penilaian yang wajib dikirim ke Unit Kearsipan II Badan Bahasa, Unit Kearsipan I Biro Umum, dan ANRI. Nomor boks memudahkan pencarian dokumen arsip, terutama saat uji petik pemusnahan arsip. Notulis akan membuat narasi pelaksanaan penilaian secara jelas dan lengkap. Setelah dinilai, akan ada surat pertimbangan dari tim penilai. Seluruh tim penilai dalam SK harus menandatangani hasil penilaian. Setelah berkas disetujui, akan terbit PPA dari ANRI dan Kepala Balai membuat SK Pemusnahan Arsip berdasarkan lampiran PPA dari ANRI. Adapun enam arsip vital, yaitu notula, berita acara, SK Tim Penilai, surat pertimbangan, PPA, dan SK Kepala Balai.
Seluruh penjelasan mengenai tahapan arsip untuk menambah pengetahuan pengelolaan Tim Kearsipan Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat. Berikutnya, Tim Kearsipan Badan Bahasa memberikan pendampingan berupa praktik pengelolaan arsip sampai siap menjadi daftar arsip untuk dimusnahkan. Praktik pengelolaan ini menjadi bekal untuk pengelolaan arsip yang lebih baik dan berkualitas di Balai Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat.