Penguatan Pengelolaan Arsip: Balai Bahasa Provinsi NTB Targetkan Pemusnahan Arsip
Mataram, 29 Juli 2026--Balai Bahasa Provinsi NTB fokus pada tata kelola arsip sebagai bagian dari penguatan tata kelola layanan internal yang transparan. Berbagai upaya telah dilakukan oleh Balai Bahasa Provinsi NTB, salah satunya melalui pendampingan pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram. Pada kegiatan pendampingan ini,
Andry Setiawan Suryanata (Arsiparis Ahli Muda) memberikan pembinaan khusus untuk memastikan bahwa pengelolaan pemusnahan arsip di Balai Bahasa Provinsi NTB berjalan sesuai dengan mekanisme peraturan yang berlaku.
Upaya ini mendapat atensi dari Kepala Balai Bahasa Provinsi NTB, Arie Andrasyah Isa. Ia mengungkapkan bahwa pengelolaan arsip menunjukkan upaya ketertiban dan kedisiplinan tata kelola internal instansi, termasuk Balai Bahasa Provinsi NTB. Hal senada juga disampaikan oleh Kepala Subbagian Umum, Diah Rachma Yudita.Ia menambahkan bahwa Balai Bahasa Provinsi NTB membutuhkan langkah strategis dalam pemusnahan arsip. "Semenjak Balai Bahasa Provinsi NTB berdiri sejak tahun 2003, belum pernah ada aktivitas pemusnahan arsip. Untuk itu, kegiatan pendampingan ini sangat penting bagi kami untuk memastikan bahwa kami dapat menyelesaikan pemusnahan arsip sesuai target kinerja kami di tahun ini," imbuhnya saat menyampaikan sambutan di Ruang Anjani Balai Bahasa Provinsi NTB.
Hal ini menjadi bahan pendampingan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram. Melalui Andri, penjelasan materi dasar dilakukan sejak awal pertemuan. Ia menjelaskan bahwa adanya kendala ketika pengolahan arsip belum dilakukan. Biasanya terjadi kebingungan pengelolaan jumlah arsip. Oleh karena itu, inilah pentingnya penyusutan arsip untuk mengurangi jumlah arsip yang harus dimusnahkan. Adapun terkait Jenis Retensi Arsip (RTA) kebahasaan, di peraturan Kemendikdasmen belum tercantum.Hal ini berpengaruh pada kategori JRA ketika pemusnahan arsip berlangsung. Balai Bahasa Provinsi NTB harus menentukan kategori JRA untuk kebutuhan pemusnahan arsip.
"Saat pemusnahan arsip, tim arsip perlu melihat klasifikasi dokumen arsip. Jenis berkas yang dikelola oleh Balai Bahasa Provinsi NTB perlu diklasifikasikan dengan cermat. Silakan membentuk tim penilai yang akan menentukan arsip yang akan dimusnahkan atau arsip yang sifatnya permanen. Panitia penilai arsip harus ganjil dan panitia bertugas menilai klasifikasi dan kelayakan arsip," terangnya.
Lebih lanjut, ia menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen pemusnahan arsip yang diperlukan, yaitu Kerangka Acuan Kerja (KAK), SK, surat tugas, usul pemusnahan arsip, surat undangan, notula, dan beberapa dokumen terkait lainnya. Setiap arsip yang telah dimusnahkan memang telah melalui hasil penilaian arsip berdasarkan penilaian tim penilai dan pencipta arsip.Semisal, ada berkas yang berdasarkan JRA sudah harus dimusnahkan, tetapi berdasarkan penilaian tim penilai belum bisa, maka arsip belum dapat dimusnahkan mengingat hasil pertimbangan dan penilaian tim penilai.
Kesempatan ini dimanfaatkan sebagai ajang diskusi mencari solusi atas kendala yang ditemukan di lapangan. Kepala Balai Bahasa Provinsi NTB menyoroti belum adanya pegawai yang menduduki jabatan fungsional arsiparis di Balai Bahasa Provinsi NTB. Ia menanyakan apakah hal tersebut berpengaruh pada kapabilitas implementasi penilaian pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Balai Bahasa Provinsi NTB. Arsip yang kemungkinan bisa diperiksa lagi walaupun sudah ada pelaksanaan pemusnahan arsip.
Menanggapi hal tersebut, Andri menuturkan bahwa temuan di lapangan adanya berkas arsip pengadaan atau yang kaitannya dengan bantuan ke masyarakat atau dokumen arsip kegiatan/program yang skalanya besar biasanya berpotensi untuk dilakukan tinjauan pemeriksaan ulang.Andri juga menjelaskan dasar hukum penyusutan dan pemusnahan arsip, konsep dasar pengertian kunci dalam penyusutan arsip, ruang lingkup penyusutan arsip, syarat arsip yang dapat dimusnahkan, tujuh tahapan wajib pemusnahan arsip, pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian arsip dan daftar arsip usul musnah, penilaian dan jenjang persetujuan pemusnahan, penetapan dan pelaksanaan pemusnahan arsip, penyusutan arsip di lingkungan Kemendikdasmen, dan praktik lapangan di Balai Bahasa Provinsi NTB.
Ia menekankan bahwa pemusnahan arsip merupakan kepatuhan, bukan pilihan! Ia juga mengapresiasi upaya Balai Bahasa Provinsi NTB dalam menguatkan tata kelola arsip. Bersama tim arsip, Andri meninjau langsung hasil penginputan dan pengklasifikasian berkas arsip yang telah dilakukan oleh Balai Bahasa Provinsi NTB. Pada verifikasi lapangan, Andri mengimbau tim arsip untuk mendata kembali klasifikasi usul pemusnahan arsip dan sinkronisasi berkas fisik arsip.