Kantor Bahasa Provinsi NTB Gelar Sosialisasi TNA dan Pengarsipan Data
Mataram, 1 Juli 2024--Untuk menunjang tugas dan fungsi pelaksanaan urusan administrasi, Kantor Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat melaksanakan kegiatan Sosialisasi Penyusunan Training Need Analysis (TNA) dan Pengarsipan Data. Kegiatan yang diselenggarakan di Hotel Aston Mataram menghadirkan berbagai narasumber sesuai dengan kepakaran.
Kepala Kantor Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat, Puji Retno Hardiningtyas, menekankan tujuan pelaksanaan kegiatan ini. Dalam sambutannya, ia menjelaskan bahwa kegiatan ini membahas mekanisme penyusunan kompetensi pegawai dan pengelolaan pengarsipan data aktif dan inaktif.
"Kedua materi ini sangat penting mengingat saat ini Biro SDM, Kemendikbudristek sedang menyusun kebutuhan pegawai berdasarkan pengembangan kompetensi diri dan peta jabatan yang ditempatkan di Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa," ujarnya mengungkapkan informasi pada awal sambutan di Aula Sekotong Hotel Aston Mataram.
Bertepatan dengan kegiatan ini, hari ini juga dilaksanakan Bimbingan Teknis di BPMP Provinsi Bali dengan topik yang sama, yaitu bidang kepegawaian dan pengarsipan data. Tentunya, ini merupakan langkah sinkronisasi sesuai dengan pelaksanaan Rapat Koordinasi yang akan dilaksanakan pada tanggal 14--17Juli 2024 di Jakarta mendatang.
"Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan semua pegawai telah mengisi daftar pelatihan, pendidikan, dan pembelajaran sesuai dengan kebutuhan kompetensi diri. Pengisian dilakukan selama lima tahun dari tahun 2024--2029. Semua pegawai Kantor Bahasa harus menyusun rencana pengembangan kompetensi selama lima tahun ke depan," tandasnya menekankan pentingnya pengisian data pengembangan kompetensi pegawai.
Ia melanjutkan bahwa untuk pengarsipan data, perlu upaya pencadangan data yang utuh. Saat ini beberapa aplikasi Kemendikbudristek sedang mengalami masalah akibat serangan Ransomware. Untuk itu, perlu adanya kesadaran dan upaya bersama dalam menertibkan dan mengamankan data-data administrasi.
"Kita harus menyimpan cadangan data melalui aplikasi Sidaya juga. Selain itu, kita juga perlu menyimpan semua kelengkapan administrasi data di google drive dan manual. Untuk materi pengarsipan ini juga berkaitan dengan jabatan fungsional Arsiparis. Ada tiga peta jabatan Arsiparis di Kantor Bahasa Provinsi NTB. Untuk pegawai yang sudah memenuhi syarat, silakan mengikuti pendaftaran jabatan ini," lanjutnya membahas pentingnya pencadangan data kearsipan.
Tugas pengarsipan data merupakan tanggung jawab lembaga. Kantor Bahasa Provinsi Nusa Tenggara Barat untuk menyiapkan tempat pengarsipan data. Kantor Bahasa harus memfasilitasi hal ini. Semua pegawai juga perlu belajar mengenai tahapan penghapusan arsip karena hal ini merupakan kesatuan dari pengarsipan data.
"Semoga tahun ini Kantor Bahasa dapat memenuhi kriteria jabatan fungsional dan penghapusan data arsip dapat dilakukan dengan baik. Saya juga berharap semua pegawai dapat memiliki kepekaan dalam penyusunan data pengembangan kompetensi pegawai dan semua pegawai dapat melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip data Kantor Bahasa dengan baik," tutupnya berharap bahwa semua pegawai dapat melaksanakan tugas pengembangan kompetensi dan pengarsipan data.
Selanjutnya, pemberian materi dari kedua narasumber. Narasumber pertama, yaitu Fatah Yasin (Biro SDM, Kemendikbudristek) yang menyampaikan materi Mekanisme Penyusunan Pengembangan Kompetensi Pegawai. Ia menegaskan bahwa semua pegawai harus melaksanakan pengembangan kompetensi minimal 20 Jam Pelajaran dalam setahun. Pegawai yang potensi kompetensinya masih rendah akan diberikan pengembangan kompetensi klasikal dan nonklasikal.
"Dengan adanya penyusunan pengembangan kompetensi ini, kami ingin memastikan bahwa pengembangan kompetensi sesuai dengan kebutuhan dan minat kerja pegawai," tuturnya saat memberikan materi kegiatan.
Narasumber kedua, yaitu Fuji Yani Hening Winahyu dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Mataram. Ia menyampaikan materi Proses Pengarsipan Data Aktif dan Inaktif. Pada pemaparannya, ia menegaskan pentingnya pengelolaan arsip dengan mengedepankan empat pilar pengarsipan data.
"Kemudahan pengelolaan arsip dapat dilakukan jika empat pilar kearsipan dapat dilakukan oleh pegawai. Hal ini mempercepat dalam pencarian arsip. Arsip memang harus dikelola dengan pengklasifikasian data arsip," tegasnya saat diskusi berlangsung dengan peserta kegiatan.